Kurumsal kaynak planlaması ya da çok bilinen kısaltmasıyla ERP[i]. Son yıllarda popülaritesi artan bir ivme gösteriyor. Bunda sanal kanalların artan etkisi var, yukarda söylediğim şirket sahiplerinin değişen algısının etkisi var (iyi fiyatlı hisse satışları ya da iyi tutarda fon girişleri…), bunlara karşı şerbetli patronlar için de devletin “e” süreçlerinin getirdiği “motivasyon” ve bu süreçleri fırsata çevirmekte kararlı yazılım şirketlerinin yönlendirmelerinin etkisi var.
ERP son tahlilde iyidir. Hedefleri olan şirketlere, yol haritalarında gerçekte nerede olduklarını ve içinde bulundukları koşulları, önlerindeki tepeleri ya da bataklıkları göstermekte fayda sağlar. Ama ERP kurulumu, şirketler için zorlu bir süreçtir. Hem yöneticileri hem de beyaz yakalıları alışkanlıklarını terk etmeye, konfor alanlarından çıkmaya zorlar. Yapılagelen işlerin ve iş süreçlerinin yeniden dizaynını dayatabilir. Bu yüzden de ciddi gerilimlere, çatışmalara, moral-motivasyon düşüklüklerine ve hatta çalışanların istifasına “neden” olabilir. Çünkü ERP’ler, sadece kullanımı öğrenilecek basit paket programlar değillerdir, bir anlamda tüm iş süreçlerinin veri girme, veri alma ve veri analizi merkezli yeniden tayinidir.
Bu yüzden ERP veya türevi MRP tarzı programlara geçmek isteyen şirket yönetimleri, öncelikle tam olarak ne hedeflediklerini ortaya koymalı ve bunu da tüm kadrolarına açıklamalıdırlar. Çünkü bazen, şirket yöneticisinin beklentisi oldukça düşük ve bir ERP macerasına girmeye gerek olmayacak kadar basit yöntemlerle giderilebilir olabiliyor (ki maalesef bu az değil). Yani en baştan bir maliyet hesabı yapmak gerekiyor.
ERP sadece parasal karşılık olarak değil, her anlamda ciddi maliyetler çıkarabilir. Sistemi içselleştiremeyen üretim müdürünüzün istifa ettiğini düşünün ya da sipariş girişlerini artık önceden yapmak zorunda olan satın almacılarınızın, (bunun için tüm bilgileri ve onayları önceden temin etmek zorundalar). Ya da günlük raporları haftalık okumaya ve sunmaya alışkın üst yöneticinizin (bu açığı bugüne kadar patronla ayaküstü sohbetlerle ve sözlü sunumlarla kapatırlar genelde), alışkanlığını değiştiremeyince acısını kendisine bağlı personelden çıkarmaya başladığını hayal edin, (çalışanlarını ve iş süreçlerini yeniden konumlandırmayı becerememiştir çünkü.)
Bu yüzden:
- Öncelikli olarak ne istediğinizi, ne beklediğinizi mümkün olduğunca netleştirin.
- Beklentinizi net olarak ifade edebilir hale geldiğinizde, beklemeden yöneticilerinize ve kilit personelinize edin. İsteklerinizi sıralayın, bunu yaparken şimdiki süreçte eksik ya da yetersiz kalan kısımlarını da açıklayın ve en önemlisi bunları neden istediğinizi kararlı (ama aşırı otoriterlik yüklü patron edasıyla değil) bir şekilde belirtin.
- Ve onları çözüm bulmak için çalışmaya davet edin. Çözümü ima edebilir ya da kendi fikriniz olarak söyleyebilirsiniz ama bir karar şeklinde bildirmeyin. Yönlendirin ama karar ortak olsun.
- ERP’ye karar verdiniz. Şimdi planlama zamanı. Öncelikle tüm iş sürecinizi yeni baştan resimleyin (nasılsa biliyoruz demeyin, sonra çok pişman olabilirsiniz. Ve bunun kesinlikle üst yöneticilerin nezaretinde ve koordineli bir şekilde yapıldığından emin olun). En baştan en sona kadar tüm iş süreçlerinizi, çalışanlar ve yaptıkları işlerle beraber masaya yatırın, (bunu yaparken raporlama kısmını atlamayın –en sık yapılan hatadır. İhtiyacınız olan raporlara kaynak teşkil eden verileri girecek olan kısımları ve oralardaki çalışanlarınızı özellikle detaylı inceleyin).
- Planlamanın ikinci kısmı size uygun yazılımı belirlemeniz. İyi bir para yatıracaksınız ve zorlu bir yıl yaşayacaksınız. O halde bunun için birkaç ay boyunca yoğun çalışabilir ve yazılım şirketlerinden detaylı sunumlar alabilirsiniz. 4. Maddedeki çalışmayı yaptıysanız yazılımları incelerken oldukça rahat edeceksiniz. Burada dikkat edeceğiniz konu, sizin fiili iş süreçlerinizle yazılımın iş süreçlerinin örtüşme düzeyi. Yüzde 99 aynıdır ama yüzde 1’ide eşleştireceğinize ikna olun.
- Bir yazılım firmasıyla el sıkıştınız. Firma size bir ekip tahsis edecek ve birkaç ay boyunca bu ekip, sizin ekibinizle birlikte yoğun bir çalışmaya girecek. 5. Maddedeki program ve süreç eşleşmesi bu kez önce masada sonra sahada detaylanacak. Tüm çalışanlarınız hem sürece ilişkin genel ve kendi işlerine ilişkin de özel yoğunlaştırılmış eğitimlere tabi tutulacaklar. Belki yer değiştirmeler ya da daha çokçası kimi iş ve işlemlerin bir çalışandan diğerine kaydırılması söz konusu olabilecek. (Yöneticiler ve patron da es geçilmeyecek. Yöneticiler sistemi tanıma ve süreci sistem üzerinden kontrol, hem yöneticiler hem de patron ayrıca raporlar üzerine çalışacaklar).
Tüm bunların sonunda şirketinizdeki her süreç ve her bilgi bir tık uzağınızda olacak sadece. Bu sayede kaynak israfını önleme, ayrı parti işlerinizin hangi aşamalarda olduğunu görme ve eskisinden çok daha hızlı karar verme şansına sahip olacaksınız. Ama gene de bu uzun ve zorlu bir süreç. Orta büyüklükte bir şirket için böylesi bir geçişin tamamlanması 8-9 ayı hatta 1 yılı bulabilir ve bu gayet normaldir. Bu sürenin bir kısmı boyunca işleri belki hem eski yöntemle hem de yeni yöntemle yapmanız gerekecek –ki sistemin düzgün çalıştığından emin olana kadar bu önerilir de. Dolayısıyla başta iş fiilen artacak, boş zamanlar azalacak, insanlar yorulacak, birisi girişi aksattığında bir sonrakinin de işi aksayacak, sinirler gerilecek!...
O yüzden… Kararı baştan iyi düşünerek vermeli ve iyi planlamalı.
[i]ERP, Kurumsal Kaynak Planlaması (Orjinal adıyla Enterprise Resource Planning) işletmelerde mal ve hizmet üretimi için gereken işgücü, Makine, malzeme gibi kaynakların verimli bir şekilde kullanılmasını sağlayan bütünleşik yönetim sistemlerine verilen genel addır.
0 Yorumlar