E-İrsaliye Uygulamaları

E-İrsaliye, mal hareketlerinin elektronik ortamda düzenli bir şekilde izlenebilmesi amacıyla; 213 sayılı Vergi Usul Kanunu (VUK)’un 230. Maddesinin birinci fıkrasının beşinci bendine göre “kâğıt ortamında” düzenlenmekte olan “sevk irsaliyesi”nin, elektronik belge olarak elektronik ortamda düzenlenmesi, alıcısına elektronik ortamda iletilmesi ve elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilmesine olanak sağlayan uygulamadır. Yani bu haliyle e-İrsaliye belgesi, yeni bir belge türü olmayıp, kâğıt ortamdaki “sevk irsaliyesi” belgesi ile aynı hukuki niteliklere sahiptir.

509 sıra no’lu VUK Genel Tebliği ile zorunlu tutulanlar ile ihtiyari olarak uygulamaya dâhil olmak isteyen mükellefler e-İrsaliye uygulamasına geçebilirler.

Mükellefler e-İrsaliye uygulamalarını doğrudan GİB portalından, özel entegratörlerle veya kendi sistemlerini Başkanlık bilgi işlem sistemleriyle entegre ederek kullanabilirler.

E-İrsaliye yeni bir belge türü olmadığı, kâğıt ortamında düzenlenen “sevk irsaliyesi”nin elektronik belge olarak düzenlenmiş hali olduğu için, sevki yapılan mallar için mezkûr kanunda açıklanan haller ve süreler dâhilinde düzenlenmiş olması gerekmektedir. Yani istisnai durumlar[1] haricinde, malın fiili sevkinden önce e-İrsaliyenin düzenlenmiş ve başarılı bir şekilde Başkanlık sistemine gönderilmiş olması gerekmektedir. Özel entegratörle çalışan mükellefler için e-İrsaliyenin entegratörün sunucularına ulaşmış olması yeterlidir. Bu hususta dikkat edilmesi gereken tarih/zaman e-irsaliye belge tarihi değil, e-irsaliye üzerinde belirtilen fiili sevk tarih/zamanıdır.

E-İrsaliye uygulamasına kayıtlı mükellefler mücbir haller[2] dışında kâğıt irsaliye düzenleyemezler. Bu kapsamda alıcısının malın sevki sırasında bilinmediği durumlarda, matbu sevk irsaliyesinde olduğu gibi, muhtelif müşteriler adına olmak üzere “muhtelif müşteriler” tipinde e-İrsaliye düzenlenecek olup, VKN/TCKN alanına “5555555555”, Ad-Soyad/Ünvan bölümüne “Muhtelif Müşteriler” yazılmak suretiyle e-İrsaliye düzenlenecektir.

Malın alıcısının bilindiği ama alıcının e-İrsaliye uygulamasına kayıtlı olmadığı durumda da matbu kâğıt sevk irsaliyesi yerine elektronik ortamda e-İrsaliye doğrudan alıcının bilgilerine göre düzenlenecektir. Bu hallerde düzenlenen e-İrsaliyeler, kullanılan yöntem ya da özel entegratörün sunmuş olduğu sistem dâhilinde “3900892152” VKN’li “Gelir İdaresi Başkanlığı e-İrsaliye Sanal Alıcısı”na gönderilecektir. Ancak bu durumlarda e-İrsaliyenin alıcısına sistem üzerinden iletilmesi söz konusu olamayacağından, düzenleyici tarafından diğer elektronik ortamlar vasıtasıyla ya da kâğıt çıktı verilmek suretiyle alıcısına teslim edilmesi gerekmektedir. Bu arada sevk aracında da düzenlenmiş e-İrsaliyenin kâğıt çıktısının ya da elektronik ortamda bir örneğinin bulundurulması gerekmektedir.

Kâğıt irsaliyede bulunması gereken bilgilerin e-İrsaliyede de bulunması zorunludur. Ayrıca malı taşıyan aracın plaka ve şoför (Ad-Soyad/TCKN) bilgileri ya da taşımayı yapan kargo lojistik firmasının bilgileri (TCKN/VKN/Ad-Soyad) ile Başkanlık sistemlerinden elektronik ortamda sorgulanması, doğrulanması ve görüntülenmesine imkân vermek üzere, Başkanlık tarafından bilgi içeriği belirlenen karekod veya barkodunda e-İrsaliyede bulunması zorunludur.

E-İrsaliye uygulamasında, “uygulama yanıtı” gibi işleyen “irsaliye yanıtı” işlemi de mevcuttur. Bu işlem ile alıcı taraf e-İrsaliye üzerinde yazan fiili sevk tarihinden itibaren 7 gün içinde malların tamamını kabul edebilir ya da kısmi kabul ve kısmi ret edebilir. Ancak kısmi redde uğrayan malların işletmeye geri getirilmesi ya da bir başka adrese sevki gerektiğinde, malı taşıyan ya da taşıttıranın yeni bir e-İrsaliye düzenlemesi zorunludur.

E-İrsaliyenin tamamının reddedilmesi sadece fiili sevk tarihinden önce ve mal muhteviyatının ya da alıcının hatalı olması halinde mümkündür. Bu durum ve süreler dışında yapılan retler hükümsüzdür. Ancak uygulamada bunlar yeterli olmamakta, özellikle e-İrsaliye uygulamasına kayıtlı mükellefin, e-İrsaliye uygulamasına kayıtlı olmayan bir firmaya yanlışlıkla irsaliye düzenlemesi halinde, söz konusu e-İrsaliyenin nasıl geçersiz kılınacağı belirsizliğini sürdürmektedir. Hiçbir fiili sevke konu olmamış böylesi bir hata durumunda GİB sunucularına gönderilmiş e-İrsaliyenin iptaline ilişkin, tıpkı e-Arşiv faturalarda olduğu gibi e-İrsaliyenin silinmesi ve silme işleminin GİB sunucularına da iletilmesi gibi bir çözüme ihtiyaç vardır.

---

[1] Elektronik belge olarak düzenlenme zorunluluğu getirilen belgelerin; a) Başkanlığın ve e-Belge uygulamalarına taraf olan diğer kamu kurum ve kuruluşlarının bilgi işlem sistemlerinde meydana gelen arıza, kesinti ile bu sistemlerde yapılan bakım, b) İspat veya tevsik edilmek kaydıyla, mükellefin ya da Başkanlıktan izin almış özel entegratör kuruluşların bilgi işlem sistemlerinde meydana gelen arıza, kesinti ile bu sistemlerde yapılan planlı bakım (yazılı bildirimde belirtilen süre ile sınırlı kalmak kaydıyla), c) İspat veya tevsik edilmek kaydıyla, kullanılmakta olan mali mührün veya elektronik imza aracının arızalanması veya çalınması (yeni mali mühür veya elektronik imza aracının teminisüresince), ç) Bakanlık veya Başkanlık tarafından e-Belge uygulamalarına ilişkin olarak yayımlanan genel tebliğ, sirküler ve teknik kılavuz ve duyurularda, belgelerin e-Belge yerine kâğıt olarak düzenlenmesine izin verilmesi, gibi nedenlerle, kanunen düzenlenmesi gereken sürenin geçirilmemesi kaydıyla, kâğıt olarak düzenlenmesi durumunda özel usulsüzlük cezası kesilmez. Mükelleften kaynaklanan diğer nedenlerle, e-Belge olarak düzenlenmesi gereken belgelerin kâğıt olarak düzenlenmesi yukarıda sayılan nedenler kapsamında değerlendirilmez. Elektronik olarak düzenlenmesi gereken belgenin, Kanunun 13 üncü maddesinde yazılı mücbir sebepler nedeniyle elektronik olarak düzenlenememesi halinde, Kanunun 373 üncü maddesi gereği özel usulsüzlük cezası kesilmez.

[2] VUK 13. madde yazılı Mücbir sebepleri nedeniyle e-irsaliye düzenlenemezse özel usulsüzlük cezası kesilmez.

Mücbir sebepler ise;

• Vergi gerekliliklerinin herhangi birinin yerine getirilmesine engel olacak derecede ağır kaza, ağır hastalık ve tutukluluk,
• Vergi gerekliliklerinin yerine getirilmesine engel olacak yangın, yer sarsıntısı ve su basması gibi afetler,
• Kişinin iradesi dışında gerçekleşen mecburi imkânsızlıklar,
• Sahibinin iradesi dışındaki sebepler dolayısıyla belgelerin elinden çıkmış bulunması gibi hallerdir.